Termes & conditions

I/ CHAMP D’APPLICATION

Les présentes conditions générales régissent les droits et obligations de l’hôte (potentiel) et de A-STAY et de ses filiales (y compris A-STAY Pelikaanstraat NV) dans le cadre des services proposés et fournis par A-STAY et ses filiales. Aux fins des présentes Conditions générales, on entend par “société affiliée” toute société, entreprise, partenariat ou autre entité qui, directement ou indirectement, contrôle, est contrôlée par, ou est sous le contrôle commun de A-STAY ou dans laquelle A-STAY détient une participation ou un intérêt significatif qui lui permet d’affecter la politique d’une société affiliée.L’invité (vous) et A-STAY (et ses affiliés) sont collectivement désignés comme les parties et individuellement comme une partie.
Les présentes conditions générales couvrent tous les aspects de la réservation et de la post-réservation.
Les clients (potentiels) reconnaissent avoir lu et accepté les présentes Conditions générales qui peuvent être consultées sur le site Web et qui seront également présentées pour acceptation avant toute réservation. Dans tous les cas, la version en vigueur des présentes Conditions générales est celle qui est en vigueur au moment où la réservation est effectuée et complétée.
Les présentes Conditions Générales sont applicables à toutes les réservations effectuées via le Site Internet ou tout autre moyen développé ultérieurement et en cas de walk-in lorsqu’un client se présente au centre d’accueil sans réservation préalable.

II / RESERVATIONS

Les clients potentiels peuvent sélectionner les services affichés sur le site Web tels qu’ils sont proposés par A-STAY et ses sociétés affiliées ou sélectionner les services présentés sur les écrans d’enregistrement des centres d’accueil de A-STAY et de ses sociétés affiliées.
Les hôtes potentiels confirment qu’ils sont conscients de la nature, de l’objectif et des méthodes de réservation des services disponibles sur le Site Internet et qu’ils ont obtenu les informations nécessaires et/ou complémentaires nécessaires pour effectuer la réservation en toute connaissance de cause.
Sur le Site Internet, les clients potentiels peuvent réserver, à titre individuel et pour leurs besoins personnels, un maximum de dix (10) chambres par réservation. Les réservations supérieures à dix (10) chambres sont considérées comme des ” réservations de groupe ” et seront traitées conformément à la politique interne de A-STAY en matière de réservations de groupe.
La réservation est considérée comme ayant été acceptée par le client à la fin du processus de réservation.

Processus de reservations

A-STAY et ses sociétés affiliées se réservent néanmoins le droit de vérifier les informations soumises ou fournies par les clients.

Les réservations par les clients sont effectuées en utilisant le formulaire web de réservation disponible en ligne sur le Site Internet ou en utilisant les présentoirs d’enregistrement disponibles à cet effet dans les centres d’accueil.
Une réservation est considérée comme effectuée à la réception par A-STAY d’un formulaire de réservation dûment rempli, lorsqu’un prépaiement en ligne est effectué par carte de crédit ou lorsque la réservation est confirmée par un ” numéro de confirmation de réservation ” envoyé aux clients.
Avant toute réservation, les clients doivent compléter les informations requises sur le formulaire web de réservation.
Les clients attestent de la véracité et de l’exactitude des informations soumises. Plus précisément, les clients effectuant une réservation confirment qu’ils ont l’âge légal pour conclure des contrats juridiquement contraignants.

Le processus de réservation comprend les principales étapes suivantes

Étape 1 : Recherche d’un centre d’accueil et sélection d’un logement approprié.
Étape 2 : Vérification des détails de la réservation, du prix total et modification éventuelle de la sélection (hébergement, tarif, services supplémentaires éventuels), dans le cas de réservations en ligne uniquement.
Étape 3 : Compléter vos données en tant que client.
Étape 4 : saisie des données de la carte de crédit en cas de demande de garantie ou de prépaiement.
Étape 5 : Vérification et acceptation des présentes conditions générales.
Étape 6 : L’invité confirme sa réservation.

Confirmation de la réservation

Le Site envoie immédiatement une confirmation de la réservation effectuée par le client en envoyant un e-mail au client à l’adresse e-mail fournie par le client.
Après la réservation, l’accusé de réception de la réservation envoyé par courrier électronique résume l’offre de contrat, les services réservés, le prix, la date de réservation et les informations relatives au service après-vente, y compris une adresse de contact appropriée. Les clients recevront également une copie des conditions générales telles qu’ils les ont acceptées, ainsi qu’une copie de la politique de confidentialité acceptée.

Annulation ou modification par les clients

Les réservations ne peuvent être annulées ou modifiées, sauf disposition contraire ou si A-STAY ou l’un de ses affiliés accepte spécifiquement, à sa seule discrétion, d’annuler ou de modifier une réservation ou d’offrir au client la possibilité de le faire. Les modifications des réservations peuvent être effectuées directement auprès du centre d’accueil affilié A-STAY choisi, dont les coordonnées seront fournies avec la confirmation de réservation envoyée par e-mail.
Les réservations avec prépaiement ne peuvent en aucun cas être modifiées et/ou annulées, et les sommes versées à l’avance à titre d’acompte ou garanties par une carte de crédit ne peuvent être remboursées.
Si les annulations sont autorisées, les réservations peuvent être annulées directement sur le site web.
En cas de résiliation anticipée du séjour par le client, l’intégralité du prix convenu est due. En cas de réservation avec prépaiement ou garantie par une carte de crédit, il n’y aura aucun remboursement.
Sauf mention expresse contraire, le client doit libérer sa chambre avant 11 heures, heure locale, le dernier jour de la réservation. À défaut, une journée supplémentaire sera facturée.
Les réservations sont personnelles et ne peuvent en aucun cas être cédées à un tiers, que ce soit à titre gratuit, onéreux ou à des fins commerciales, sauf accord de A-STAY ou de sa société affiliée.

III / VOTRE SÉJOUR CHEZ A-STAY

Comme cela peut être exigé par la loi locale applicable, les invités peuvent être invités à leur arrivée au centre d’accueil choisi à remplir une carte d’enregistrement de la police. À cette fin, il sera demandé aux hôtes de fournir une pièce d’identité afin qu’une vérification puisse être effectuée pour décider s’ils doivent remplir la carte d’enregistrement ou non. Vos informations personnelles seront collectées et traitées conformément à la politique de confidentialité de A-STAY.
Certains centres d’accueil peuvent accepter certains animaux domestiques à condition qu’ils soient tenus en laisse ou en cage dans les zones publiques du centre d’accueil. Veuillez vérifier à l’avance si les animaux domestiques sont autorisés ou non. En règle générale, les animaux de compagnie sont autorisés mais un supplément est facturé.
Les clients doivent être majeure et avoir l’âge légal. Nous n’acceptons que les réservations faites par des personnes d’âge légal. Les enfants de moins de 18 ans doivent toujours être accompagnés d’un adulte, parent ou tuteur.
Les hôtes acceptent et s’engagent à utiliser leur logement de manière responsable. Par conséquent, toute conduite contraire aux normes de comportement acceptées et à l’ordre public peut amener la direction du centre d’accueil à demander aux hôtes de partir sans compensation et/ou remboursement si un paiement a déjà été effectué. Si aucun paiement n’a été effectué, les clients seront facturés pour les jours où ils ont déjà séjourné avant d’être obligés de partir.
Fumer est interdit à l’intérieur du bâtiment et à l’extérieur des zones fumeurs indiquées. Fumer en dehors de ces zones entraînera une amende à payer.
Un accès WiFi est proposé, permettant aux hôtes de se connecter à Internet. Les clients s’engagent à ce que les ressources informatiques mises à leur disposition par les centres d’accueil ne soient en aucun cas utilisées pour des activités illégales, notamment la reproduction, la représentation, la mise à disposition ou la communication au public d’œuvres ou de matériels protégés par le droit d’auteur ou tout droit voisin, tels que des textes, images, photographies, œuvres musicales, œuvres audiovisuelles, logiciels ou jeux vidéo, sans l’autorisation du titulaire du droit d’auteur lorsque cette autorisation est requise. Les clients sont également tenus de respecter la politique de sécurité du fournisseur d’accès Internet de l’hôtel, ainsi que les règles d’utilisation des ressources de sécurité dont le but est d’empêcher l’utilisation illicite des ressources informatiques, et de s’abstenir de tout acte susceptible de porter atteinte à l’efficacité de ces ressources.

IV / RESPONSABILITÉ DE A-STAY ET DE SES AFFILIÉS

Les photographies affichées sur le site Web sont purement indicatives. Bien que tous les efforts soient faits pour que les photographies, les images graphiques et les textes utilisés pour illustrer les centres d’accueil donnent une impression aussi précise que possible de l’hébergement proposé, des variations peuvent se produire.
A-STAY ni ses affiliés ne peuvent être tenus responsables de la non-exécution ou de l’exécution inadéquate des réservations en cas de force majeure, d’actions imprévisibles ou insurmontables ou de négligence de tiers, ou d’actions des hôtes, notamment la non-disponibilité du réseau Internet (Wifi), l’impossibilité d’accéder au Site Internet, l’intrusion extérieure ou les logiciels malveillants tels que les virus informatiques.
Les hyperliens peuvent renvoyer à des sites web de tiers, ce qui n’implique aucune forme d’approbation de tout produit ou service disponible sur lesdits sites web de tiers. A-STAY ni ses affiliés ne sont responsables du contenu de ces sites tiers ou des services ou produits qui y sont proposés.
Toute réservation ou paiement irrégulier, inefficace, incomplet ou frauduleux pour quelque raison que ce soit imputable au client entraînera l’annulation de la réservation ou de la commande aux seuls frais du client et sans préjudice de toute action civile ou pénale qui pourrait être intentée contre ledit client.
Dans la mesure où le droit local de la consommation obligatoire applicable le permet, la responsabilité maximale de l’une ou l’autre des parties en matière de dommages et intérêts ne dépassera pas, dans l’ensemble, la valeur totale des services d’accueil payables par le client. En aucun cas, l’une ou l’autre des parties ne sera responsable envers l’autre partie en ce qui concerne tout sujet couvert par les présentes conditions générales en vertu de tout contrat, négligence, responsabilité stricte ou autre théorie. Les limitations susmentionnées n’auront toutefois pas pour effet de limiter les obligations de paiement de l’invité et ne s’appliqueront pas en cas de faute ou de violation intentionnelle, de dommages corporels ou de décès imputables à l’autre partie ou de dommages aux biens immobiliers.

V / PLAINTES des HÔTES

Les plaintes relatives à l’inexécution ou à la mauvaise exécution des services d’accueil doivent être communiquées par écrit dans un délai de huit (8) jours à compter de la date de départ du centre d’accueil, soit directement au centre d’accueil lui-même, soit au service clientèle de A-STAY qui peut être contacté comme suit : reservations@a-stay.com
Les centres d’hébergement A-STAY sont exploités par des sociétés affiliées qui sont des entités juridiquement distinctes et qui sont donc seules responsables des dommages éventuels envers les clients. En conséquence, en cas de litige, les clients doivent s’adresser exclusivement à la société affiliée exploitant le centre d’accueil en question.

VI / TARIFS

Les prix relatifs à la réservation des services sont indiqués avant et pendant la réservation.
Les prix indiqués sont par hébergement et peuvent également dépendre du nombre de personne(s) et des dates choisies.
Les prix sont confirmés toutes taxes comprises dans la monnaie commerciale du centre d’accueil et ne sont valables que pour la période indiquée sur le Site.
Si le paiement est effectué dans une devise autre que celle confirmée sur la réservation, le client est redevable des frais de change.
Toutes les réservations, quelle que soit leur origine, sont payables dans la devise locale du centre d’accueil, sauf indication contraire.
Sauf indication contraire sur le site Internet, les services supplémentaires ne sont pas inclus dans le prix.
La taxe de séjour, le cas échéant, doit être payée directement au centre d’accueil, à l’exception peut-être des prépaiements en ligne où ce montant peut être inclus.
Les prix comprennent la TVA applicable le jour de la réservation et tout changement du taux de TVA applicable sera automatiquement répercuté sur les prix indiqués à la date de facturation.
Les tarifs peuvent être majorés de différentes taxes selon les villes/pays. Les clients s’engagent à payer les différentes taxes. Toute modification ou introduction de taxes, charges ou prélèvements imposés par les autorités compétentes, sera automatiquement répercutée sur les prix affichés à la date de facturation.
La conversion en monnaie étrangère est donnée à titre indicatif et n’est pas contractuelle. Seule la devise confirmée lors de la réservation est garantie (si cette devise est différente de celle utilisée dans le centre d’accueil, les éventuels frais de change resteront à la charge du client).

VII / PAIEMENT

Le client garantit la réservation en utilisant la carte de crédit (Visa, MasterCard, American Express) nécessaire à l’enregistrement selon le centre d’accueil choisi, en indiquant directement dans la zone prévue à cet effet (saisie sécurisée par cryptage SSL) le numéro de carte sans espaces, la date d’expiration (la carte utilisée doit être valide au moment du séjour) et le code de sécurité de la carte dans les champs correspondants (saisie sécurisée par cryptage SSL).
Le paiement est débité au centre d’accueil de son choix pendant le séjour, sauf en cas de conditions ou de tarifs particuliers où le paiement est effectué au moment de la réservation (prépaiement en ligne sur certains tarifs). Ce prépaiement fait office d’acompte. Dans le cas d’un tarif non prépayé en ligne, le centre d’accueil peut demander au client à son arrivée un acompte ou une autorisation de débit de la carte de crédit, afin de garantir le paiement des montants correspondant aux prestations à fournir. Le paiement au moment du check-out peut être effectué au moyen d’une carte de crédit (Visa, MasterCard, American Express) ou d’une carte de débit. En cas de non-paiement d’une facture dans les délais, une indemnité forfaitaire pour frais administratifs de 10% sera due de plein droit et sans mise en demeure, avec un minimum de 125 €. En outre, les intérêts conventionnels de retard de 10% seront appliqués à compter de la date d’échéance initiale de la facture jusqu’à la réception de la totalité du montant de la facture.
En cas de no-show (réservation non annulée – le client ne se présente pas) lorsqu’une réservation a été garantie par carte de crédit, il n’y aura aucun remboursement des réservations prépayées, quelle que soit la durée de la réservation prépayée.
A-STAY a choisi les services de paiement Pitco/Stripe (prestataire de services de paiement) pour sécuriser les paiements en ligne par carte de crédit. La validité de la carte de paiement du client est vérifiée par Pitco/Stripe. Les cartes de paiement peuvent être refusées pour plusieurs raisons : carte volée ou bloquée, limite de crédit atteinte, erreur de saisie, etc.
Au moment du prépaiement ou de la garantie par carte de crédit, le montant débité pour la réservation comprend le prix de l’hébergement, les taxes liées à l’hébergement, et tout autre service supplémentaire sélectionné par le client (si disponible).
Toutes les factures/factures sont générées par voie électronique. Le fichier original est certifié et sera mis à la disposition des hôtes par e-mail. Les factures sont payables dans les 15 jours suivant la date de facturation.
En cas de corrections de factures demandées par le client après l’émission de la facture, pour des raisons non imputables à l’hôtel, des frais administratifs de 35 € minimum seront appliqués.

Si les factures ne sont pas payées à temps, un premier rappel gratuit vous sera envoyé.

Si vous ne payez toujours pas dans le délai de paiement stipulé sur le premier rappel, vous serez redevable d’un intérêt de retard tel que stipulé par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, ainsi que d’une indemnité forfaitaire comme suit.

20 euros si le solde dû est inférieur ou égal à 150 euros ;
30 euros plus 10 % du montant dû sur la tranche comprise entre 150,01 et 500 euros si le solde dû est compris entre 150,01 et 500 euros ;
65 euros plus 5 % du montant dû sur la tranche supérieure à 500 euros avec un maximum de 2000 euros si le solde dû est supérieur à 500 euros.

Les frais de rappel pour chaque rappel supplémentaire s’élèvent à 7,50 euros, plus les frais de port applicables au moment de l’envoi.

VIII/ ARCHIVAGE DES FACTURES ET DES CONTRATS

A-STAY et ses filiales veilleront à ce que les documents contractuels soient archivés, à partir de la conclusion du contrat et pendant une période de dix (10) ans après le départ du client, conformément à la politique de confidentialité.
Les documents contractuels seront archivés en format numérique.

IX / VIE PRIVÉE ET PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Lorsqu’un client potentiel utilise le Site Internet, en particulier lorsqu’il effectue une réservation, A-STAY et ses affiliés traitent les données personnelles comme décrit dans la ” Politique de confidentialité “.
La manière dont les données personnelles sont collectées et à quelles fins elles sont utilisées, est exposée dans la Politique de confidentialité.

X/ ACCORD SUR LA PREUVE

La saisie des informations financières nécessaires telles que les numéros de carte de crédit, ainsi que l’acceptation des présentes Conditions Générales, de la Politique de Confidentialité et du formulaire web de réservation constituent une signature électronique ayant valeur de signature physique sur support papier entre les parties.
Les registres informatisés conservés dans les systèmes informatiques de A-STAY et de ses filiales seront conservés dans des conditions raisonnables de sécurité et seront considérés comme les preuves des communications, des commandes et des paiements intervenus entre les parties.
Les clients sont informés que leur adresse IP peut être récupérée et collectée lors d’une réservation.

XI/ FORCE MAJEURE

On entend par force majeure tout événement indépendant de la volonté des parties, de nature imprévisible et insurmontable, qui empêche soit le client, soit le centre d’accueil d’exécuter tout ou partie des obligations prévues au contrat. Ces événements sont notamment :

guerre (déclarée ou non), conflit armé ou menace sérieuse d’un tel conflit (y compris, mais sans s’y limiter, une attaque hostile, un blocus, un embargo militaire), hostilités, invasion, acte d’un ennemi étranger, mobilisation militaire étendue ;
guerre civile, émeute, rébellion et révolution, pouvoir militaire ou usurpé, insurrection, agitation ou désordre civil, violence populaire, acte de désobéissance civile ;
acte de terrorisme, de sabotage ou de piraterie ;
acte d’autorité, qu’il soit légal ou illégal, respect d’une loi ou d’un ordre, d’une règle, d’un règlement ou d’une directive gouvernementale, restriction du couvre-feu, expropriation, acquisition forcée, saisie d’ouvrages, réquisition, nationalisation ;
un cas de force majeure, une peste, une épidémie, une catastrophe naturelle telle que, sans s’y limiter, une violente tempête, un cyclone, un typhon, un ouragan, une tornade, un blizzard, un tremblement de terre, une activité volcanique, un glissement de terrain, un raz-de-marée, un tsunami, une inondation, un dommage ou une destruction par la foudre, une sécheresse ;
explosion, incendie, destruction de machines, d’équipements, d’usines et d’installations de toute nature, interruption prolongée des transports, des réseaux de télécommunication électroniques ou du courant électrique ;
les troubles sociaux généraux tels que, sans que cette liste soit limitative, le boycott, la grève et le lock-out, le go-slow, l’occupation d’usines et de locaux.

A-STAY ne sera pas responsable envers l’autre partie en cas d’inexécution de ses obligations résultant d’un cas de force majeure. Il est expressément convenu que la force majeure suspend, pour A-STAY, l’exécution de ses obligations.

XII/ RÈGLEMENT DES LITIGES

En cas de litige relatif aux présentes conditions générales ou à la politique de confidentialité, les hôtes doivent d’abord contacter le service client d’A-STAY ou sa société affiliée qui exploite le centre d’accueil pour tenter de résoudre le litige à l’amiable.
Il existe une plateforme européenne de résolution des litiges en ligne (ODR) que les hôtes peuvent utiliser pour résoudre les litiges. Les hôtes peuvent accéder à cette plateforme via le lien suivant : http://ec.europa.eu/consumers/odr/.
En l’absence de solution à l’amiable, les hôtes peuvent porter plainte devant les tribunaux territorialement compétents du pays où se trouve l’affilié A-Stay spécifique dans lequel l’hôte avait l’intention de séjourner ou a effectivement séjourné.

XIII/ DROIT APPLICABLE

Les présentes conditions générales sont régies et interprétées conformément au droit interne de la Belgique, sans égard aux principes de conflits de lois, mais sans préjudice des dispositions protectrices obligatoires qui peuvent être applicables dans le pays de résidence du consommateur.

XIV/ INTÉGRALITÉ DE L’ACCORD

Les présentes Conditions générales, la Politique de confidentialité et le formulaire web de réservation constituent collectivement l’intégralité de l’accord et de l’entente entre les parties en ce qui concerne l’objet des présentes et, sauf disposition expresse des présentes, remplacent et fusionnent tous les accords, discussions et ententes antérieurs, oraux et écrits, entre les parties en ce qui concerne l’objet des présentes, et aucune des parties ne sera liée par des conditions, incitations ou représentations autres que celles expressément prévues dans les présentes.
Aucune condition générale ou spécifique communiquée par un invité ne peut être incorporée aux présentes conditions générales ou à la politique de confidentialité.

XV / MODIFICATION DES PRÉSENTES CONDITIONS GÉNÉRALES

Les présentes Conditions générales peuvent être modifiées et/ou complétées à tout moment. Dans ce cas, la nouvelle version des présentes Conditions Générales sera mise en ligne et s’appliquera automatiquement à tous les hôtes avec effet immédiat, à l’exception des réservations effectuées avant la date de mise en ligne desdites conditions, pour lesquelles la version précédemment acceptée des présentes Conditions Générales reste applicable.