1. TOEPASSINGSGEBIED
- Deze algemene voorwaarden regelen de rechten en plichten van de (potentiële) gast en van A-STAY en haar dochterondernemingen (waaronder A-STAY Pelikaanstraat NV) met betrekking tot de diensten die door A-STAY en haar dochterondernemingen worden aangeboden en geleverd. Voor de toepassing van deze algemene voorwaarden wordt onder “gelieerde onderneming” verstaan elke onderneming, vennootschap, partnerschap of andere entiteit die direct of indirect controleert, gecontroleerd wordt door of onder gemeenschappelijke controle staat van A-STAY, of waarin A-STAY een aanzienlijk belang of deelneming heeft dat haar in staat stelt het beleid van een gelieerde onderneming te beïnvloeden. De gast (u) en A-STAY (en haar gelieerde ondernemingen) worden gezamenlijk aangeduid als de partijen en individueel als een partij.
- Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aspecten van de boeking en de post-boeking.
- (Potentiële) gasten erkennen dat zij deze algemene voorwaarden hebben gelezen en aanvaard, die op de website kunnen worden geraadpleegd en ook ter aanvaarding worden voorgelegd voorafgaand aan elke boeking. In elk geval is de versie van deze voorwaarden die van toepassing is, de versie die geldig is op het moment dat de boeking wordt gemaakt en voltooid.
- Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle boekingen die via de website of een later ontwikkeld kanaal worden gemaakt, alsook op walk-ins, waarbij een klant zich zonder voorafgaande reservering aanmeldt bij het onthaalcentrum.
2. RESERVERINGEN
- Potentiële gasten kunnen de diensten selecteren zoals weergegeven op de website of op de self check-in schermen van de onthaalcentra van A-STAY en haar gelieerde ondernemingen.
- Potentiële gasten bevestigen dat zij op de hoogte zijn van de aard, het doel en de reserveringsprocedures van de beschikbare diensten op de website, en dat zij de nodige en/of aanvullende informatie hebben verkregen om met kennis van zaken te reserveren.
- Op de website kunnen potentiële gasten maximaal tien (10) kamers per boeking reserveren voor individueel en persoonlijk gebruik. Boeking van meer dan tien (10) kamers wordt beschouwd als een groepsboeking en zal worden behandeld volgens het interne groepsreserveringsbeleid van A-STAY.
- Een boeking wordt geacht door de klant te zijn aanvaard aan het einde van het reserveringsproces.
Reserveringsproces
A-STAY en haar gelieerde ondernemingen behouden zich het recht voor om de door de gasten verstrekte informatie te controleren.
- Reserveringen worden gemaakt via het online reserveringsformulier op de website of via de registratiezuilen in de onthaalcentra.
- Een reservering wordt als voltooid beschouwd zodra A-STAY een correct ingevuld reserveringsformulier ontvangt, wanneer een online vooruitbetaling wordt gedaan via creditcard of wanneer een reservering is bevestigd met een “reserveringsbevestigingsnummer” dat naar de klant wordt verzonden.
- Voorafgaand aan elke reservering moeten klanten alle vereiste informatie invullen op het reserveringsformulier.
- Klanten verklaren dat de verstrekte informatie juist en volledig is. Klanten bevestigen ook dat zij wettelijk bekwaam zijn om bindende contracten aan te gaan.
- Het reserveringsproces bestaat uit de volgende stappen:
- Stap 1: Zoeken naar een onthaalcentrum en selecteren van geschikte accommodatie.
- Stap 2: Controleren van de reserveringsgegevens, totaalprijs en eventuele wijzigingen aanbrengen in de selectie (accommodatie, tarief, extra diensten) – alleen bij online boekingen.
- Stap 3: Invullen van klantgegevens.
- Stap 4: Invoeren van creditcardgegevens indien nodig voor garantie of vooruitbetaling.
- Stap 5: Controleren en aanvaarden van deze algemene voorwaarden.
- Stap 6: De gast bevestigt de reservering.
Reserveringsbevestiging
- De website stuurt onmiddellijk een bevestiging van de gemaakte boeking naar het door de klant opgegeven e-mailadres.
- Na de reservering ontvangt de klant per e-mail een ontvangstbevestiging waarin het aanbod, de geboekte diensten, de prijs, de reserveringsdatum en de klantenservicegegevens worden samengevat, inclusief een contactadres. Klanten ontvangen ook een kopie van de geaccepteerde algemene voorwaarden en van het privacybeleid.
Annulering of wijziging door klanten
- Reserveringen kunnen niet worden geannuleerd of gewijzigd, tenzij anders bepaald of tenzij A-STAY of haar gelieerde onderneming dit uitdrukkelijk en naar eigen goeddunken aanvaardt. Wijzigingen kunnen rechtstreeks worden aangevraagd bij het gekozen A-STAY onthaalcentrum, waarvan de contactgegevens zijn opgenomen in de reserveringsbevestiging.
- Reserveringen met vooruitbetaling kunnen in geen geval worden gewijzigd of geannuleerd. De vooruitbetaalde bedragen of bedragen gegarandeerd via creditcard worden niet terugbetaald.
- Als annulering wordt toegestaan, kunnen reserveringen worden geannuleerd via de website.
- Bij vroegtijdig vertrek van de klant blijft de volledige overeengekomen prijs verschuldigd. Bij reserveringen met vooruitbetaling of garantie via creditcard wordt geen terugbetaling gedaan.
- Tenzij anders vermeld, moet de kamer vóór 11 uur lokale tijd op de laatste dag van het verblijf worden verlaten. Anders wordt een extra nacht in rekening gebracht.
- Reserveringen zijn persoonlijk en mogen onder geen beding aan derden worden overgedragen, gratis of tegen betaling, tenzij A-STAY of haar gelieerde onderneming hiervoor toestemming geeft.
3. UW VERBLIJF BIJ A-STAY
- Zoals vereist door de toepasselijke lokale wetgeving, kunnen gasten bij aankomst worden gevraagd om een politie-registratieformulier in te vullen. Hiervoor kan een identiteitsbewijs worden gevraagd, zodat kan worden bepaald of dit formulier moet worden ingevuld. Uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt in overeenstemming met het privacybeleid van A-STAY.
- Bepaalde onthaalcentra kunnen huisdieren toelaten, op voorwaarde dat ze aan de leiband of in een kooi worden gehouden in openbare ruimtes. Informeer vooraf of huisdieren zijn toegestaan. In het algemeen zijn huisdieren toegelaten, maar er wordt een toeslag aangerekend.
- Gasten moeten meerderjarig en wettelijk bekwaam zijn. Wij aanvaarden alleen reserveringen van personen die wettelijk handelingsbekwaam zijn. Kinderen jonger dan 18 jaar moeten altijd worden begeleid door een volwassene, ouder of voogd.
- Gasten aanvaarden en verbinden zich ertoe hun accommodatie op verantwoorde wijze te gebruiken. Wangedrag dat in strijd is met algemeen aanvaarde normen of openbare orde kan ertoe leiden dat de directie de gast zonder compensatie of terugbetaling verplicht het verblijf te verlaten. Indien er nog niet is betaald, worden de reeds verbleven nachten alsnog aangerekend.
- Roken is verboden binnen het gebouw en buiten de daarvoor aangeduide rookzones. Roken buiten deze zones leidt tot een boete.
- WiFi-toegang is beschikbaar en biedt gasten de mogelijkheid om verbinding te maken met het internet. Gasten verbinden zich ertoe om geen illegale activiteiten te ondernemen met behulp van deze middelen, in het bijzonder geen inbreuk te maken op auteursrechten of naburige rechten. Ze dienen ook het beveiligingsbeleid van de internetaanbieder te respecteren en geen handelingen te stellen die de effectiviteit van deze middelen in gevaar brengen.
4. AANSPRAKELIJKHEID VAN A-STAY EN HAAR GELIEERDE ONDERNEMINGEN
- De foto’s op de website zijn louter indicatief. Hoewel er alles aan wordt gedaan om een zo getrouw mogelijk beeld te geven, kunnen er verschillen zijn.
- A-STAY en haar gelieerde ondernemingen zijn niet aansprakelijk voor het niet of gebrekkig uitvoeren van reserveringen wegens overmacht, onvoorzienbare of onvermijdelijke daden van derden, of handelingen van de gast zelf (zoals het niet beschikbaar zijn van internet, externe inbraken, of malware).
- Hyperlinks kunnen verwijzen naar websites van derden, zonder dat dit enige goedkeuring inhoudt. A-STAY is niet verantwoordelijk voor de inhoud of aangeboden diensten van deze websites.
- Elke onregelmatige, onvolledige of frauduleuze reservering of betaling die toe te schrijven is aan de klant zal leiden tot annulatie op kosten van de klant, zonder afbreuk te doen aan andere rechtsmiddelen.
- Voor zover toegestaan door het toepasselijke consumentenrecht, is de maximale aansprakelijkheid van beide partijen beperkt tot het totaalbedrag van de geboekte diensten. Geen van beide partijen kan aansprakelijk worden gesteld voor indirecte schade, behalve bij opzet, grove nalatigheid, lichamelijk letsel, overlijden of schade aan onroerend goed.
5. KLACHTEN VAN GASTEN
- Klachten over de uitvoering van diensten moeten schriftelijk worden gemeld binnen acht (8) dagen na vertrek, hetzij aan het onthaalcentrum zelf, hetzij aan de klantendienst van A-STAY via reservations@a-stay.com.
- A-STAY onthaalcentra worden uitgebaat door afzonderlijke juridische entiteiten. Bij geschillen moeten klanten zich richten tot de specifieke uitbater van het centrum in kwestie.
6. TARIEVEN
- Prijzen voor de diensten worden weergegeven vóór en tijdens het reserveren.
- De vermelde prijzen gelden per accommodatie en kunnen variëren naargelang het aantal personen en de gekozen data.
- Prijzen zijn inclusief belastingen, in de munteenheid van het onthaalcentrum en geldig voor de aangegeven periode.
- Bij betaling in een andere valuta dan deze van de reservering zijn wisselkosten ten laste van de klant.
- Alle reserveringen zijn betaalbaar in de lokale valuta van het onthaalcentrum, tenzij anders vermeld.
- Extra diensten zijn niet inbegrepen in de prijs, tenzij anders vermeld op de website.
- Toeristenbelasting, indien van toepassing, wordt ter plaatse betaald, behalve bij online vooruitbetaling waar deze mogelijk inbegrepen is.
- De prijzen omvatten btw geldig op de reserveringsdatum. Eventuele wijzigingen worden automatisch toegepast.
- Lokale belastingen kunnen worden toegevoegd afhankelijk van het land/stad. Klanten verbinden zich ertoe deze te betalen.
- Omrekeningen naar andere valuta zijn indicatief. Alleen de valuta vermeld bij reservering is bindend.
7. BETALING
- De klant garandeert de reservering met een kredietkaart (Visa, MasterCard, American Express), waarvan het nummer, de vervaldatum en beveiligingscode via een beveiligd formulier worden ingevuld (SSL-encryptie).
- Betaling gebeurt meestal ter plaatse, tenzij het gaat om tarieven die vooraf moeten worden betaald. Bij aankomst kan een waarborg of pre-autorisatie worden gevraagd. Bij het uitchecken kan worden betaald met krediet- of debetkaart. Bij laattijdige betaling wordt een administratieve vergoeding van 10% (min. €125) en een conventionele rente van 10% aangerekend vanaf de vervaldatum tot de volledige betaling.
- Bij een no-show zonder annulering worden vooruitbetaalde reserveringen niet terugbetaald, ongeacht de duur van het verblijf.
- A-STAY werkt met Pitco/Stripe voor veilige online betalingen. Betalingen kunnen geweigerd worden omwille van gestolen kaarten, overschreden limieten of fouten.
- Vooruitbetalingen omvatten het verblijf, belastingen en eventuele gekozen extra diensten.
- Facturen worden elektronisch verzonden. Het originele gecertificeerde bestand wordt per e-mail verzonden. Betaling dient te gebeuren binnen 15 dagen na factuurdatum.
- Bij factuurcorrecties op verzoek van de klant (indien fout niet bij hotel ligt) wordt min. €35 aan administratiekosten aangerekend.
Bij laattijdige betaling ontvangt u eerst een gratis herinnering.
Als u daarna nog niet betaalt, bent u wettelijke interesten verschuldigd (volgens de wet van 2 augustus 2002) en een forfaitaire schadevergoeding als volgt:
- €20 als het openstaande saldo ≤ €150;
- €30 + 10% van het bedrag tussen €150,01 en €500 indien saldo tussen deze bedragen ligt;
- €65 + 5% van het bedrag boven €500, met max. €2000 indien saldo > €500.
Voor elke extra herinnering wordt €7,50 aangerekend plus toepasselijke verzendkosten.
8. ARCHIVERING VAN FACTUREN EN CONTRACTEN
- A-STAY en haar gelieerde ondernemingen zorgen voor digitale archivering van contractuele documenten vanaf het sluiten van het contract en tot tien (10) jaar na vertrek van de klant, in overeenstemming met het privacybeleid.
- De documenten worden digitaal opgeslagen.
9. PRIVACY EN BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS
- Wanneer een potentiële klant de website gebruikt, met name bij het maken van een reservering, verwerken A-STAY en haar gelieerde ondernemingen persoonsgegevens zoals beschreven in het “Privacybeleid”.
- De wijze van verzameling en het gebruik van persoonsgegevens worden uitgelegd in het Privacybeleid.
10. BEWIJSOVEREENKOMST
- Het invoeren van financiële gegevens, zoals creditcardnummers, evenals de aanvaarding van deze algemene voorwaarden, het privacybeleid en het reserveringsformulier, gelden als elektronische handtekening met dezelfde waarde als een fysieke handtekening.
- Geregistreerde gegevens in de systemen van A-STAY en haar gelieerde ondernemingen worden onder redelijke beveiliging bewaard en dienen als bewijs van communicatie, bestellingen en betalingen tussen partijen.
- Klanten worden geïnformeerd dat hun IP-adres kan worden verzameld bij het maken van een reservering.
11. OVERMACHT
Overmacht betekent elke onvoorziene en onvermijdbare gebeurtenis buiten de wil van de partijen die de uitvoering van het contract geheel of gedeeltelijk verhindert, zoals onder meer:
- Oorlog (verklaard of niet), gewapend conflict, of ernstige dreiging daarvan, vijandelijkheden, invasie, militaire mobilisatie, enz.
- Burgeroorlog, opstand, revolutie, militaire machtsovername, volksoproer, enz.
- Terreurdaden, sabotage of piraterij.
- Overheidsmaatregelen, wettelijk of onwettig, verplichte regels, curfew, nationalisatie, enz.
- Natuurrampen zoals storm, orkaan, aardbeving, tsunami, enz.
- Explosies, brand, storingen in installaties, langdurige onderbreking van transport of elektriciteit.
- Sociale onrust zoals stakingen, bezettingen, traag werken, enz.
A-STAY is niet aansprakelijk bij niet-uitvoering van verplichtingen door overmacht. Overmacht schort de uitvoering op.
12. GESCHILLENREGELING
- Bij geschillen over deze voorwaarden of het privacybeleid dienen gasten eerst contact op te nemen met de klantendienst van A-STAY of haar gelieerde onderneming om in der minne tot een oplossing te komen.
- Gasten kunnen ook gebruikmaken van het Europees platform voor onlinegeschillenbeslechting (ODR): http://ec.europa.eu/consumers/odr/.
- Als geen minnelijke oplossing wordt gevonden, kunnen geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank van het land waar het betreffende A-STAY onthaalcentrum gevestigd is.
13. TOEPASSELIJK RECHT
Deze algemene voorwaarden worden beheerst door en geïnterpreteerd volgens het Belgische recht, met inachtneming van dwingende bepalingen van het land van verblijf van de consument.
14. VOLLEDIGHEID VAN DE OVEREENKOMST
- Deze algemene voorwaarden, het privacybeleid en het reserveringsformulier vormen samen de volledige overeenkomst tussen de partijen, en vervangen eerdere schriftelijke of mondelinge afspraken.
- Geen enkele algemene of bijzondere voorwaarde van de gast kan in de overeenkomst worden opgenomen, tenzij uitdrukkelijk aanvaard door A-STAY.
15. WIJZIGING VAN DEZE ALGEMENE VOORWAARDEN
Deze algemene voorwaarden kunnen op elk moment worden gewijzigd en/of aangevuld. De nieuwe versie wordt gepubliceerd op de website en is van kracht voor alle gasten, met uitzondering van reeds gemaakte boekingen waarvoor de eerder aanvaarde versie blijft gelden.
